Dalam perusahaan, kas kecil dapat digunakan untuk pengeluaran rutin atau yang sering digunakan dengan nominal yang relatif kecil. Pengeluaran ini tidak menggunakan cek di karenakan jika pengeluaran kecil menggunakan cek, membutuhkan waktu yang lama.
Dengan adanya kas kecil , kebutuhan sehari-hari dari perusahaan yang bersangkutan akan terpenuhi. Contohnya di Bank Rakyat Indonesia (BRI), kas kecil dikelola oleh pegawai BRI yang diawasi oleh Supervisor, yaitu berupa data yang harus direkap setiap ada pemasukan dan pengeluaran.
Kas kecil juga, dapat berffungsi sebagai peminjaman uang oleh pegawai perusahaan yang bersangkutan, baik itu peminjaman untuk kebutuhan perusahaan maupun peminjaman untuk kebutuhan perjalanan dari BRI itu sendiri. Itu merupakan contoh kecil dari Bank Rakyat Indonesia.
Fungsi Kas Kecil
Fungsi kas kecil bagi perusahaan besar sekalipun sangatlah penting. Hal ini dilakukan untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan karena jika dibandingkan dengan cek, pengeluaran kecil jika menggunakan cek tidak akan berjalan efektif karena butuh waktu yang tidak sedikit. Adapun pengeluaran yang membutuhkan waktu yang singkat, seperti biaya makan minum, biaya perlengkapan, biaya keperluan kantor, serta biaya lainnya yang tidak terduga.
Dengan bercermin pada kebutuhan tersebut, perusahaan besar memfasilitasi adanya kas kecil sebagai penunjang kelancaran jalannya perusahaan. Dana yang disediakan pada fasilitas ini juga tidak boleh terlalu besar. Aktivitas pada perusahaan tentunya cukup banyak, sehingga dana yang disediakan relatif cukup. Selain itu, dikhawatirkan juga terjadi kehilangan karena hanya disimpan pada beberapa individu.
Metode Kas Kecil
Dalam melakukan pengelolaan terhadap kas kecil ada beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain sebagai berikut.
1. Imprest Fund Method
Artinya awalnya diberikan dana secara utuh, dan biasanya jumlahnya tetap. Namun setelah dana menipis, akan mengambil kembali dari kas besar untuk persediaan selanjutnya. Untuk pengisian kas kembali, harus melampirkan dokumen pendukung, apa saja yang selama ini telah dikeluarkan. Biasanya banyak perusahaan besar menggunakan metode ini.
Metode ini dianggap bagus karena dapat dilakukan pengawasan dan mendukung kelancaran dalam menjalankan perusahaan, terutama perusahaan besar yang jumlah pekerjaan yang dilakukan cukup padat. Bagi perusahaan pemerintah apalagi, perlu adanya rincian detail, karena harus adanya tanggung jawab seluruh data keuangan perusahaan pada pemerintah. Selama ada dokumen pendukung tentunya tidak akan bermasalah pada pengeluaran dan pemasukan pada dana yang dikelola.
2. Fluctuation Method
Artinya dana kas kecil tidak tetap. Akan ada pemasukan dan pengeluaran. Dana tersebut harus diperlihatkan setiap ada transaksi, baik pengeluaran maupun pembelian. Jadi, dana dengan metode fluktuasi tergantung pada transaksi itu sendiri. Dengan mengedepankan kepada berapa jumlah saldo yang yang disimpan pemegang dana. Harus melihat pemasukan dan pengeluaran yang ada.
Dalam mengelola kas kecil perlu adanya prosedur dalam mengaturnya.
Pengelolaan yang pertama adalah dengan menetapkan berapa jumlah kas kecil yang diperlukan. Dalam menerapa prosedur ini, tidak selalu pada kas kecil, juga harus menyediakan kas besar.
Kedua adalah dalam pengelolaannya perlu ada data untuk mengontrol pengeluaran dan pemasukan dari dana yang digunakan. Salah satu bentuk pengontrolan pada metode imprest adanya kas kecil disediakan pada pembayaran yang jumlahnya kecil dan dicatat pada buku kecil dan dilaporkan pada kas besar hanya sekali pada saat pengisian kembali kas kecil.
Kemudian, dana yang ditetapkan untuk mengisi bukanlah keputusan invidu yang memegang dana melainkan dengan keputusan perusahaan. Pengeluaran dana tersebut hanya dapat dikeluarkan setelah disetujui dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, tidak sembarangan memberikan pengeluaran. Pengisian kembali dapat dilakukan secara berkala. Pencatatan hanya sekali pada buku besar dengan tidak terinci, karena rincian hanya dicatat pada buku kecil.
Karakteristik Penanganan Kas Kecil
Pemberlakuan kas kecil memiliki karakteristik, yaitu jumlahnya dibatasi oleh perusahaan tidak lebih dan tidak kurang sesuai dengan skala operasional perusahaan. Kegiatan ini digunakan untuk pembiayaan rutin perusahaan. Penyimpanan dana ini disimpan dalam sebuah boks atau di amplop.
Penyimpanan dana ini ditangani dan dipegang oleh pemula atau karyawan junior. Dilihat dar segi individu yang memegang dana ini perlu memperhatikan syaratnya, antara lain minimal ada dua petugas yang mengelolanya karena dengan aktivitas rutin setiap hari satu petugas tidaklah cukup.
Kasir untuk dana ini perlu menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil, dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan yang menggunakan spreadsheet sederhana, seperti excel. Sebaiknya, perusahaan melakukan pelatihan (training ) bagi calon pengelola dana ini.
Dalam pengisian kembali kas kecil, setelah ditentukan jumlah saldo yang akan diisi, petugas segera menarik dana dari bank, dan setelah diberikan tanda terima, uang tersebut disimpan ditempat yang telah ditentukan. Jangan lupa juga mendata berapa saldo awal. Apabila saldo yang telah digunakan semakin kecil jumlahnya bahkan di bawah saldo yang rendah harus segera melaporkan, begitu juga jika terjadi kelebihan dana, pada saat pelaporan menyerahkan kembali kelebihan dana tersebut.
Bagian yang membutuhkan dana ini sebelum melakukan pembelian seharusnya sudah mendapatkan persetujuan dari manajer keuangan.
Setiap pembelian harus melampirkan tanda bukti pembelian, dan harus diserahkan kepada petugas kas kecil ini.
Dalam penghitungan kas kecil ini, yang harusnya rutin juga dilakukan adalah setiap jam terakhir aktivitas perusahaan dilakukan penghitungan fisik dengan melihat data awal jam kerja sampai selesai jam kerja, dan merekonsiliasi antara data dan saldo yang ada. Jika terjadi perbedaan data dan saldo haruslah dilaporkan kepada manajer keuangan untuk mendapatkan solusi.
Tips kecil yang dapat diterapkan adalah setiap melakukan transaksi sebaiknya melakukan penghitungan cepat saat itu juga agar saat rekonsiliasi tidak terlalu full dalam penghitungan di akhir jam kerja. Bukan saja dalam pengelolaan yang harus dijaga agar dana tidak ke mana-mana. Perlu adanya mutasi untuk perlindungan dana yang sedikit ini.
Mutasi tersebut dengan merinci data dengan saldo awal dijumlahkan dengan dana yang telah diisi kemudian dikurangi dengan pengeluaran dana. Saldo akhir itulah yang harus dilaporkan. Laporan mutasi dana itu mencakup saldo awal, pengeluaran, pengisian kembali dan saldo akhir.
Manfaat Kas Kecil
Tidak dapat dipungkiri perusahaan adalah kegiatan bisnis yang selalu mengutamakan keuntungan dan jika ingin melakukan sebuah transaksi tentunya harus dengan tujuan. Dengan dana ini perusahaan juga pastinya memiliki manfaat di dalamnya. Manfaat dibentuknya ini tidak saja hanya alasan untuk kebutuhan perusahaan semata, tetapi ada manfaat dalam persediaan anggaran ini.
Manfaatnya adalah salah satu rencana dalam mengoperasikan perusahaan sehingga memperoleh hasil. Adanya kemungkinan surplus dan defisit dalam operasi perusahaan. Besarnya dana untuk menutup defisit dari perusahaan tersebut. Sebagai pengontrolan dalam kredit yang harus dikembalikan.
Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa tujuan dikelolanya dana ini dengan adanya anggaran khusus untuk dana yang dibutuhkan dalam waktu yang singkat, perusahaan mendapatkan suatu manfaat untuk menyeimbangkan pemasukan dan pengeluaran dana dalam menjalankan operasi kegiatan perusahaan.
Selain manfaat tersebut, ada juga manfaat lainnya, yaitu pengurangan dalam jumlah transaksi.
Pengurangan kesalahan dapat diperlihatkan karena setiap bulannya kepala kasir atau supervisor akan melihat saldo bulan sebelumnya, dengan melihat rincian, akan dapat mengetahui kelebihan dan kekurangannya.
Penghematan waktu dan tenaga kerja, setiap transaksi selalu di up date karena mudah dilakukan sehingga ada penghematan waktu dan tenaga kerja. Pada saat pemeriksaan biaya dapat meminimalkan penyalahgunaan. Mengontrol pengeluaran yang terlalu besar karena ada rincian untuk apa penggunaannya. Fasilitas posting di buku kecil dan ada rincian yang dapat memberikan informasi lengkap.
Semua total biaya disimpan dalam buku kecil dan hanya pada akhir saja disimpan di buku besar sehingga pengontrolan ada dua sisi. Dalam kehidupan sehari-hari penggunaan dana ini mungkin dapat ditransaksikan dalam bentuk ATM atau kartu kredit karena tanpa melibatkan uang tunai. Ini mungkin contoh lain dalam kehidupan sehari-hari yang terlepas dari perusahaan yang melibatkan penggunaan uang tunai untuk keperluan mendadak.
Berdasarkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa dana ini memang banyak diperlukan pada perusahaan besar tentunya. Keuntungan dan manfaatnya ternyata juga turut membantu untuk kelancaran perusahaan dan untuk menyeimbangkan transaksi antara pengeluaran dan pemasukan. Kas kecil cukup bermanfaat bagi Anda.
- Jika Kamu suka dengan artikel ini, silahkan share melalui Media Sosial kamu.
- Jika Kamu ingin berdonasi untuk Anak Yatim dan Dhuafa, Silahkan Klik Disini.