Kemajuan atau kemunduran sebuah perusahaan bisa terbaca dari laporan bisnis perusahaan yang disusun per tiap bulan, per triwulan, per semester, maupun laporan tahunan. Sebuah perusahaan dengan sistem kerja yang teratur dan produktif pastilah tidak pernah mengenyampingkan pembuatan laporan bisnis. Karena, laporan bisnis bisa memberi pandangan tentang masa depan suatu perusahaan.
Ada beberapa manfaat penting yang diperoleh dari laporan bisnis, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Untuk mengawasi serta mengendalikan operasional perusahaan. Dari hasil laporan yang dibuat, seorang pimpinan perusahaan bisa membuat kebijakan-kebijakan khusus yang bertujuan untuk kemajuan perusahaan yang dipimpinnya.
- Sebagai panduan pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan, apakah suatu prosedur yang telah berjalan tetap dilakukan sebagaimana biasa atau diperlukan perubahan prosedur ke arah yang lebih baik.
- Untuk mengetahui keluar masuknya dana dan dapat pula dijadikan prediksi kelangsungan bisnis perusahaan ke depannya.
- Untuk menganalisa informasi-informasi baru dari lingkup eksternal dan internal perusahaan serta memberikan bimbingan pada saat pengambilan keputusan-keputusan tertentu terhadap permasalahan yang datang di luar dugaan.
- Untuk mendokumentasikan atau mengarsipkan pencapaian atau prestasi yang dicapai oleh sebuah perusahaan.
- Sebagai pelengkap berkas-berkas pesyaratan hukum dan peraturan yang diberlakukan terhadap suatu perusahaan.
Beberapa orang ahli pernah mengungkapkan pendapatnya tentang pengertian laporan bisnis, di antaranya adalah Himstreet dan Herta A. Murphy. Isi pendapat-pendapat mereka adalah sebagai berikut:
Bagi Himstreet, laporan bisnis adalah suatu laporan berisi pesan-pesan atau uraian objektif yang disusun secara sistematis dan berguna untuk penyampaian informasi dari suatu intitusi tertentu, organisasi, lembaga ke pihak lain yang bertujuan sebagai proses mengambil keputusan dan menyelesaikan masalah.
Bagi Herta A. Murphy, laporan bisnis bisa didefenisikan sebagai laporan yang dibuat sedemikian rupa berisi penyajian fakta dan perencanaan yang ditujukan pada seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu, tanpa unsur memihak dan bersifat netral.
Jenis-jenis Laporan Bisnis
Dari pendapat Himstreet dan herta A. Murphy, berkembanglah suatu teori yang menggolongkan laporan-laporan berdasarkan jenis-jenisnya masing-masing, di antaranya adalah sebagai berikut.
- Laporan menurut subyeknya, merupakan laporan yang pembuatannya dibedakan berdasarkan dari departemen atau intitusi mana laporan tersebut diperoleh.
- Laporan menurut formalitasnya, merupakan laporan yang dibuat berdasarkan sifat keformalannya atau sifat ke-non formalannya.
- Laporan menurut sumber keasliannya, merupakan laporan yang ditulis berdasarkan dari sumber mana laporan tersebut dibuat.
Adapun laporan dilihat dari sumber keasliannya dibagi menjadi:
- Laporan swasta , yaitu laporan yang memang dibuat ole suatu perusahaan swasta atau perusahaan di luar kendali Pemerintah.
- Laporan otoritas, yaitu laporan yang dibuat atau disusun beradasarkan permintaan orang lain yang didukung dengan surat kuasa dari pihak yang memintanya.
- Laporan sukarela, yaitu laporan yang dibuat berdasarkan inisiatif pembuat laporan itu sendiri tanpa ada paksaan atau permintaan dari pihak lain.
- Laporan publik, yaitu laporan yang disusun oleh lembaga pemerintahan atau lembaga dibawah kuasa aparatur negara yang dibiaya negara.
Menurut fungsinya, yaitu laporan yang dibuat berdasarkan kegunaan dari laporan itu sendiri.
Laporan menurut fungsinya dibedakan atas:
- Laporan informasional, yakni laporan yang memeuat informasi tentang penyajian fakta-fakta tanpa harus melakukan studi analisis, tanpa memrikan pendapat/rekomendasi, dan tanpa sebuah kesimpulan.
- Laporan analisis, yakini laporan yang memuat informasi tentang penyajian fakta-fakta, penganalisisan, penginterprestasian, dan dilengkapi pula dengan rekomendasi serta kesimpulan pada bagain akhirnya.
Menurut jenisnya, laporan dibedakan menjadi:
- Laporan formalitas, yakni laporan yang ditulis untuk tujuan resmi dengan isi yang lumayan lebih panjang dibandingkan laporan informal.
- Laporan informal, yakni laporan yang ditulis dengan isi sesingkat-singkatnya, padat, jelas, dan tepat sasaran. Contohnya seperti laporan surat yang berarti laporan yang dibuat dengan format seperti selembar surat dan dilengkapi kepala surat sebagaimana mestinya. Laporan cetak yang bermakna laporan itu dibuat dengan bentuk cetakan, lengkap dengan judul, instruksi dan baris-baris kosong.
Berdasarkan Frekuensinya, laporan dibagi dari laporan berkala dan laporan khusus.
- Laporan berkala, yakni laporan yang disusun secara per tiap ahri, per mingguan, per bulannan, per semesteran atan per tahunan. Contohnya laporan penjualan.
- Laporan khusus, yaitu laporan yang dibuat atas kegiatan kegiatan khusus yang telah terjadi. Misalnya, laporan mengenai krisis atau kerugian besar yang dialami suatu perusahaan.
Menurut kegiatan projek yang dilakukan, laporan bisa dibedakan atas:
- Laporan pendahuluan, yakni laporan yang disusun sebelum kegiatan projek dilakukan. Biasanya berisi seputar perencanaan, strategi, dan tujuan projek dilakukan.
- Laporan perkembangan, yakni laporan yang disusun ketika suatu kegiatan atau masa proyek sedang berlangsung.
- Laporan Akhir, yakini laporan yang disusun ketika berakhirnya suatu proyek. Biasanya berisi tentang hasil keseluruhan dari proyek tersebut.
Menurut pelaksanaan pertemuan, laporan dibagi atas tiga jenis, masing-masing:
- Resolusi , merupakan laporan yang dibuat sedemikian ringkas namun tetap berisi konsesnsus dari hasil pertemuan.
- Notulen, merupakan laporan yang bersifat resmi, dibuat berdasarkan risalah yang terjadi selama kegiatan pertemuan berlangsung. Isinya mendetail tiap-tiap komentar, sanggahan, maupun ajuan yang disampaikan masing-masing pihak dalam suatu pertemuan.
- Agenda, yakni suatu laporan yang dibuat sebelum kegiatan pertemuan berlangsung. Biasanya dibuat sebagai dasar acuan tempat berlangsungnya acara, jadwal pelaksanaan, daftar undangan penting, dan topik yang akan dibahas dalam forum.
Sistematika Laporan Bisnis Perusahaan
Untuk membuat suatu dokumen tentang laporan bisnis, dibutuhkan pengetahuan seputar bagian-bagian pokok yang harus ada dalam sistematika sebuah laporan yang hendak ditulis. Apa saja bagian-bagian pokok tersebut? Berikut bagian-bagiannya.
1. Pendahuluan
Dalam suatu laporan tertulis, harus memuat bagian pendahuluan terlebih dahulu. Ada beberapa yang harus dipenuhi pada bagian pendahuluan ini antara lain:
- Siapa pemberi kuasa, apakah individu atau organisasi yang meminta dibuatkannya laporan tersebut.
- Susunan atau layout yang bertujuan untuk memberi informasi pada pembaca tentang materi apa yang akan dibahas dalam laporan tersebut.
- Perumusan masalah, dibuat dengan poin-poin singkatnya saja terlebih dahulu guna mengilustrasikan sepenggal permasalahan yang akan dibahas pada bagian isi.
- Tujuan laporan tersebut dibuat.
- Ruang lingkup yang berhubungan dengan seberapa luas cakupan laporan tersebut dapat dibaca pihak lain.
- Metodologi yang berhubungan dengan cara memperoleh data atau informasi saat pembuatan laporan tersebut.
- Sumber-sumber yang digunakan, baik yang tertulis maupun sumber yang diperoleh secara lisan.
- Latar belakang, pada bagian ini pembuat laporan wajib menyertakan alasan mengapa perlu dibuatnya laporan tersebut.
- Defenisi istilah yang menjelaskan tentang istilah-istilah yang dianggap asing oleh orang lain.
- Keterbatasan, boleh sertakan keterbatasan apa saja yang ditemukan saat pembuatan laporan tersebut.
- Rekomendasi, pada bagian ini pembuat laporan wajib mencantumkan pada siapa atau sesuai kebutuhan siapa laporan bisnis tersebut dibuat.
2. Isi
Pada bagian isi adalah bagian di mana si pembuat laporan menjawab rumusan permasalahan yang termuat dalam bab pendahuluan. Bagian inilah yang merupakan bagian terpanjang dari suatu laporan apa pun.
3. Penutup
Di bagian akhir atau bagian penutup , pembuat laporan harus memuat bagian-bagian berikut ini:
- Rangkuman, yakni berupa ringkasan isi secara menyeluruh. Tidak perlu panjang lebar. Cukup dengan menekankan di bagian yang dianggap penting saja.
- Kesimpulan dan rekomendasi, yakni mengevaluasi permasalahan atau fakta-fakta yang dikemukakan pada bagian isi. Di sini, pembuat laporan boleh menambhakan pendapatnya sendiri-sendiri tentang apa jalan keluar yang harus dilakukan atas fakta-fakte tersebut.
- Rencana tindakan, lebih kepada penguatan kalimat atas pelaksanaan program, biaya, SDA, dan berapa bayak SDM yang dibutuhkan.
Demikianlah uraian mengenai pentingnya laporan bisnis perusahaan yang dilengkapi dengan macam-macam laporan serta sistematika pembuatannya.
Semoga bermanfaat.