Mengenal Kebutuhan Peralatan Kantor Dan Efisiensi Kerja – Bekerja di perusahaan atau instansi pemerintah tentunya membuat Anda semakin akrab dengan segala jenis kebutuhan kantor Kebutuhan untuk mencetak laporan, mengirimkan file, menyimpan arsip, menyeduhkan kopi hingga sofa yang nyaman seolah menjadi fasilitas yang harus dimiliki kantor dan instansi modern saat ini.
Apalagi bila anda berencana membuka usaha atau saat ini sedang menjalankan sebuah bisnis, rasanya perlu untuk mengenal beberapa barang yang penting untuk melengkapi kantor Anda, sehingga kantor anda lebih fungsional dan nyaman untuk ditempati bekerja.
Jika alat-alat kantor sudah lengkap, perlu juga Anda mengetahui bagaimana memanfaatkan waktu kerja agar lebih efisien dan cepat, karena selengkap apa pun peralatan kantor anda, faktor manusia yang menentukan kemajuan sebuah perusahaan atau instansi.
Peralatan Kantor Sesuai Jenis Kantor
Banyak sekali jenis-jenis peralatan kantor yang perlu dimiliki sebuah perusahaan atau instansi. Berikut ini beberapa jenis peralatan kantor yang banyak dicari oleh masyarakat.
Lemari arsip
Kebutuhan akan lemari arsip merupakan hal yang sangat penting di sebuah kantor. Dengan adanya lemari arsip, anda dapat menyimpan file pembukuan perusahaan, arsip-arsip penting dan catatan yang tidak boleh sampai hilang (misalnya catatan notulen rapat).
Lemari arsip akan membuat catatan dan arsip penting lebih rapi dan adanya loker atau sekat dalam lemari akan membantu untuk memilah jenis arsip atau catatan. Terkadang ada pembedaan warna tertentu agar sebuah file atau arsip lebih mudah dan cepat dicari.
Meja gambar
Meja gambar memang salah satu alat perkantoran yang penting namun tidak semua kantor membutuhkan meja gambar. Terkadang meja gambar sangat diperlukan bagi perusahaan yang bergerak di bidang desain dan arsitektur. Meja gambar tentu sangat membantu karyawan yang bergerak di bidang desain dan arsitektur karena pada meja gambar juga tersedia peralatan untuk menggambar desain seperti pensil dengan beraneka macam ukuran, dan lain-lain.
Mesin penghitung uang
Mesin penghitung uang mutlak diperlukan bila anda memiliki usaha di bidang perdagangan seperti minimarket, toko kelontong atau toko swalayan. Alat mesin penghitung uang biasanya diletakkan di meja kasir dan berguna untuk menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan Anda.
Mesin laminating
Mesin ini wajib dimiliki bila anda memiliki usaha di bidang fotokopi file. Dengan adanya mesin laminating, file-file berharga seperti akte kelahiran dan surat tanah dapat dilapisi dan lebih terlindung, sehingga bila suatu saat terjadi hal yang tidak diinginkan seperti bencana alam, file-file penting tersebut ada kemungkinan tidak mengalami kerusakan.
Mobile file, peralatan kantor modern
Berbeda dengan lemari arsip, mobile file lebih modern dan praktis penggunaannya. Mobile file adalah sistem penyimpanan file secara virtual yang menyimpan file dalam jumlah sangat banyak dan lebih terjamin kemanannya pada sebuah kantor yang besar dan memiliki banyak karyawan, mobile file akan sangat membantu kinerja dan keefisienan karyawan dalam pengorganisasian file.
Mesin penghancur kertas
Mesin penghancur kertas berfungsi untuk menghancurkan dan memotong kertas, catatan dan file yang telah tak terpakai menjadi potongan yang lebih kecil. Anda bisa membuang sampah kertas lebih mudah, mendaur ulang kembali atau menjualnya ke tempat pengolahan kertas sehingga dapat menambah kas perusahaan.
Mesin penghancur kertas penting sekali bila anda ingin menciptakan perusahaan yang eco friendly atau ramah lingkungan karena dapat mengolah dengan baik limbah kertas dari perusahaan anda.
Brankas
Keberadaan brankas cukup sering dibutuhkan pada setiap perusahaan. Walau bank sudah banyak memberikan jasa penyimpanan uang dan aset, namun masih ada perusahaan yang menggunakan brankas yang disetel dengan kode tertentu untuk menyimpan uang atau beberapa file penting.
Mesin deteksi uang
Bila anda berkecimpung dalam dunia perdagangan, maka anda perlu melengkapi usaha anda dengan mesin deteksi uang. Saat ini banyak sekali terjadi penipuan oleh oknum-oknum tidak bertanggungjawab mengenai peredaran uang palsu. Oleh karena itu, walau anda masih berkecimpung di usaha tingkat kecil seperti toko kelontong, anda perlu mempertimbangkan untuk memiliki mesin deteksi uang.
Sofa kantor
Bila anda telah memiliki usaha atau bisnis yang mulai berkembang dan memiliki kantor sendiri maka perlu diperhatikan mengenai sofa kantor. Sofa kantor didesain minimalis dan nyaman agar tamu dan klien kantor anda merasa nyaman untuk tetap di kantor anda. Pilihlah warna sofa yang serasi dengan warna dinding dan desain kantor, dan masih banyak perlengkapan kantor lainnya.
Menyiasati Belanja Peralatan Kantor
Belanja peralatan kantor perlu disiasati dengan anggaran data yang tepat agar tidak terjadi pemborosan dana. Seringkali keuangan perusahaan terganggu karena adanya peralatan kantor yang telah dibeli ternyata tidak terlalu berfungsi. Inilah beberapa tips untuk menyiasati belanja peralatan kantor.
Membuat daftar inventaris
Anda harus membuat daftar inventaris semua kebutuhan yang diperlukan kantor. Masalah yang acapkali timbul adalah bila kebutuhan tidak teriventaris dengan baik, maka akan terjadi pembengkakan anggaran dana untuk perlengkapan kantor yang belum terlalu dibutuhkan. Anda harus memilah mana peralatan yang memang mendesak dan butuh segera dibeli dan mana kebutuhan yang masih bisa dikesampingkan di bulan berikutnya.
Pembelian dilakukan dengan cara berkala
Ada kalanya di sebuah perusahaan, terjadi keuntungan yang amat besar dan dana kas kantor pun menjadi berlebih. Bila hal ini terjadi pada kantor anda, maka usahakan anda jangan sampai termotivasi untuk membeli peralatan kantor secara berlebihan. Sesuaikan dengan daftar inventaris yang telah anda buat, dan simpan kelebihan dana tersebut untuk persiapan anggaran dana di bulan berikutnya, kalau saja ada kebutuhan mendadak yang harus segera dipenuhi.
Tidak bosan untuk melakukan survei harga
Anda tidak boleh bosan untuk melakuakn pengecekan dan survei harga di toko-toko peralatan kantor agar bisa terus update toko mana yang menjual produk dengan harga lebih terjangkau namun kualitas sama baiknya. Ada baiknya anda tidak terburu-buru untuk membeli atau memutuskan akan membeli di toko tertentu.
Namun bila anda sudah percaya dengan salah satu toko dan kantor anda sudah sering membeli produk dari toko tersebut, tidak ada salahnya anda meminta adanya diskon khusus pelanggan setia, dengan jaminan kerjasama kantor anda dengan toko tersebut tetap terjalin sehingga terjadi simbiosis mutualisme. Cara lain bisa anda pakai yaitu anda membeli peralatan kantor dalam partai atau jumlah yang besar, biasanya pembelian barang dalam jumlah banyak akan diberi diskon khusus.
Membeli secara online
Kemajuan teknologi dunia digital saat ini sudah sangat membantu berbagai aspek termasuk jual beli barang secara online. Anda bisa melakukan survei harga tanpa harus datang ke toko sehingga dapat memangkas biaya transportasi, anda juga dapat menghemat waktu untuk melakukan pengecekan barang. Saat ini banyak sekali situs-situs online yang memang dibuat khusus untuk menjual produk kebutuhan kantor mulai dari stationery kecil hingga barang yang berukuran besar seperti lemari arsip.
